Казалось бы, текстовый процессор Microsoft Word for Windows версии 2.0 обладает настолько большими возможностями, что для многих они являются избыточными. Тем не менее, следующая версия этого текстового процессора (версия 6.0), еще мощнее, а главное, удобнее в использовании. Для тех из вас, кто привык работать с версией 2.0, переход на новую версию не вызовет никаких особых затруднений.
Возможно, вам будет непонятно, почему после версии 2.0 вышла версия 6.0 а не 3.0. Это связано, вероятно, с тем, что Microsoft решил объединить две линии текстовых процессоров Microsoft Word, первая из которых пошла от программы Word for DOS, а вторая - от Word for Windows версии 1.0.
В версии 6.0 изменения затронули практически все элементы основного окна (рис. 6.1).
Рис. 6.1. Основное окно текстового процессора MS Word версии 6.0.
Изменился внешний вид и расположение некоторых кнопок на полосе Toolbar:
 |
Создание нового документа |
 |
Загрузка документа для редактирования |
 |
Сохранение документа на диске |
 |
Печать документа |
 |
Включение режима предварительного просмотра документа перед печатью |
 |
Проверка правописания |
 |
Удаление выделенного фрагмента документа |
 |
Копирование выделенного фрагмента документа в универсальный буфер обмена Clipboard |
 |
Вставка в документ содержимого универсального буфера обмена Clipboard |
 |
Копирование атрибутов форматирования текста |
 |
Отмена последних выполненных операций редактирования |
 |
Отмена выполнения отмен операций, выполненных с помощью предыдущего меню |
 |
Автоматическое форматирование документа |
 |
Автоматический ввод текста |
 |
Вставка таблицы |
 |
Вставка таблицы, подготовленной программой Microsoft Excel |
 |
Создание многоколоночного документа |
 |
Включение графического редактора |
 |
Вставка диаграмм |
 |
Просмотр скрытого текста |
 |
Изменение масштаба отображения документа |
 |
Получение справки о назначении и использовании органов управления |
Первая группа из трех кнопок, расположенная слева на полосе Toolbar, предназначена для создания нового документа, загрузки существующего и сохранения документа на диске. Эти кнопки не изменили своего расположения.
Справа от этих кнопок расположены кнопка печати и кнопка переключения в режим предварительного просмотра документа перед печатью (который претерпел изменения по сравнению с версией 2.0).
Далее идет кнопка, включающая систему проверки правописания, за которой следует группа из четырех кнопок, предназначенная для удаления фрагментов документа и работы с буфером обмена Clipboard.
 |
Правее кнопки, предназначенной для вставки содержимого буфера обмена Clipboard, расположена кнопка копирования атрибутов форматирования текста. |
Пользуются этой кнопкой следующим образом. Сначала надо выделить текст, шрифтовое оформление которого должно быть взято за образец. Затем следует нажать на кнопку копирования атрибутов форматирования. Курсор мыши изменит свою форму. Если теперь установить этот курсор в другой параграф текста и нажать левую клавишу мыши, указанный параграф получит шрифтовое оформление, аналогичное образцу.
 |
Далее идут две кнопки со встроенным меню, предназначенные для отмены нескольких последних операций, выполненных вами при редактировании документа и для отмены только что выполненных отмен. |
Текстовый процессор MS Word версии 2.0 позволял вам отменить только одну последнюю операцию. Поэтому если вы, например, по ошибке удалили большой фрагмент текста, а вслед за ним еще одну букву, можно было восстановить только эту букву. Версия 6.0 позволит вам восстановить и текст. Более того, если вы что-то восстановили, а потом все же решили, что сделали это напрасно, с помощью правой кнопки можно отменить восстановление.
 |
С помощью кнопки автоматического форматирования текста вы можете в автоматическом режиме наложить стили на документ. |
При этом в тексте автоматически распознаются заголовки и перечисления. Функция автоматического форматирования позволит вам быстро придать документу профессиональный вид. Особенно удобен этот режим при загрузке в MS Word документов, подготовленных простейшими текстовыми редакторами, не имеющими средств форматирования.
 |
С помощью кнопки автоматического ввода текста вы можете вставить в текст фрагмент документа (фразу, параграф или комбинацию текста и рисунка), набрав сокращенную аббревиатуру из нескольких букв, определенную заранее для данного фрагмента. |
Для создания текста, который будет вводиться в документа автоматически, выделите текст (параграф или комбинацию параграфов и рисунков). Затем нажмите кнопку автоматического ввода текста. На экране появится диалоговая панель "AutoText" (рис. 6.2).
Рис. 6.2. Диалоговая панель "AutoText".
В поле "Name" вы можете задать имя, под которым будет сохранен текст (на нашем рисунке мы ввели имя "txt"). Сам текст отображается в поле "Selection".
Для того чтобы создать текст, который будет вводиться автоматически, нажмите кнопку "Add". Теперь, если вы наберете в любом месте документа слово "txt", установите на это слово текстовый курсор и нажмете на полосе Toolbar кнопку автоматического ввода текста, слово "txt" будет заменено на тот фрагмент, который вы выделяли перед созданием текста.
 |
При помощи кнопок, расположенных правее кнопки автоматического ввода текста, вы можете вставить в документ обычные таблицы и таблицы, подготовленные специальным процессором таблиц Microsoft Excel. |
Справа от кнопок вставки таблиц расположена кнопка, предназначенная для определения количества колонок в документе. Эта кнопка имела аналогичное назначение и в текстовом процессоре MS Word версии 2.0. Однако теперь стало легче определять ширину колонок документа.
 |
Нажав на эту кнопку, вы можете при помощи появившейся таблицы определить количество колонок, аналогично тому как вы определяли количество колонок при создании таблиц. |
 |
Следующая кнопка предназначена для работы с рисунками. |
Режим редактирования графических изображений в текстовом процессоре MS Word версии 6.0 улучшен по сравнению с аналогичным режимом в версии 2.0. Теперь при переключении в этот режим вид основного окна изменяется - в его нижней части появляется полоса инструментов, предназначенных для рисования (рис. 6.3).
Рис. 6.3. Средства для рисования.
С помощью этих инструментов вы можете рисовать непосредственно в документе. Версия 2.0 текстового процессора MS Word позволяла вам вставлять рисунки в параграфы или специально созданные для этого окна, но рисовать непосредственно в документе вы не могли.
 |
Так же как и в версии 2.0, полоса Toolbar содержит кнопку, предназначенную для вставки в документ диаграмм. |
С помощью кнопки с изображенным на ней символом параграфа, как и в версии 2.0, вы можете просмотреть скрытый текст, который обычно не выводится на печать.
 |
Справа от этой кнопки расположено меню для изменения масштаба отображения документа. |
Вы можете выбрать масштаб из меню или задать его непосредственно в поле, расположенном слева от кнопки меню.
 |
Полоса Toolbar содержит еще одну кнопку, расположенную на ее правой стороне. Эта кнопка предназначена для получения справки о назначении и использовании различных органов управления текстового процессора. |
Если вы нажмете на эту кнопку, форма курсор мыши изменится - около курсора появится вопросительный знак. Вы можете подвести такой курсор к любому органу управления и нажать на левую клавишу мыши. На экране появится подсказка по использованию указанного органа управления.
Ниже полосы Toolbar, которая в версии 6.0 называется стандартной (Standard), располагается полоса средств форматирования (Formatting). Она изображена на рис. 6.4.
Рис. 6.4. Полоса средств форматирования.
 |
В этой полосе, на ее самой правой стороне, есть кнопка для оформления рамок вокруг параграфов, рисунков и фрагментов таблиц. |
Если нажать на эту кнопку, в главном окне текстового процессора появляется полоса для создания рамок (рис. 6.5).
Рис. 6.5. Полоса для создания рамок.
В левой части этой полосы находится меню, с помощью которого вы можете задать толщину и вид линии для рамки.
Первые четыре кнопки, расположенные правее меню, позволяют создать отдельные линии, соответственно, выше параграфа, ниже параграфа, слева и справа от параграфа. Вы можете включать или выключать любые из этих четырех кнопок, создавая рамку произвольной (до известной степени) формы.
Следующие две кнопки предназначены, соответственно, для рисования линий, отделяющих отдельные ячейки в таблицах и линий вокруг параграфов или выделенных фрагментов таблиц.
Последняя, самая правая, кнопка позволяет удалить рамку.
Справа на полосе расположено второе меню, с помощью которого можно выбрать заполнение для рамки. Вы можете оттенить содержимое рамки или сделать сплошную заливку или заливку одной из имеющихся в меню пиктограмм.
По сравнению с версией 2.0 в версии 6.0 улучшен внешний вид линейки, расположенной, как и прежде, в верхней части окна редактирования текста (рис. 6.6).
Рис. 6.6. Линейка.
 |
В левой части линейки расположена кнопка, с помощью которой можно переключать способ выравнивания относительно символов табуляции. |
На линейке имеются три ползунка.
 |
Ползунок, расположенный слева внизу, определяет отступ параграфа от левого края. |
 |
Ползунок, который находится слева вверху, определяет отступ первой строки. |
 |
Правый ползунок определяет отступ параграфа от правого края. |
В целом назначение органов управления, расположенных на линейке, не изменилось, однако теперь вы сможете использовать линейку для форматирования текста в ячейках таблицы. Когда текстовый курсор находится внутри ячейки таблицы, внешний вид линейки изменяется. Линейка разбивается на несколько секций по числу колонок в таблице, причем ползунки появляются в той секции, которая соответствует редактируемой ячейке (рис. 6.7).
Рис. 6.7. Внешний вид линейки при работе с таблицей.
 |
Еще одно новшество появилось в левом нижнем углу окна редактирования (дочернего окна) - три кнопки для быстрого изменения режима просмотра документа. |
Самая левая кнопка соответствует обычному режиму просмотра, который называется Normal.
Средняя кнопка позволяет переключиться в режим отображения страниц. В этом режиме при редактировании документа вы видите на экране границы листов бумаги (рис. 6.8). Этой особенности не было в версии 2.0.
Рис. 6.8. Режим отображения страниц.
Самая правая кнопка в левом нижнем углу окна редактирования переключает текстовый процессор в режим просмотра плана документа (Outline). В этом режиме вы можете выполнять операции над отдельными разделами документа, о чем мы будем говорить в одном из следующих томов серии.
В текстовом процессоре MS Word версии 6.0 используются объемные органы управления. Изменился внешний вид диалоговых панелей, однако, если вы освоили работу с версией 2.0, у вас не возникнет проблем.
Чаще всего вам придется сталкиваться с диалоговыми панелями, предназначенными для загрузки и сохранения документов.
Загрузка документа выполняется с помощью строки "Open..." меню "File". При выборе этой строки на экране появляется диалоговая панель "Open" (рис. 6.9).
Рис. 6.9. Диалоговая панель "Open".
Практически все поля в этой панели вам уже знакомы. Переключатель "Confirm Conversions" используется в тех случаях, если вы загружаете документ, подготовленный другим текстовым процессором (не MS Word).
Очень интересное (и полезное) новшество в этой диалоговой панели - кнопка "Network...". Если ваш компьютер работает в локальной сети персональных компьютеров, с помощью этой кнопки вы можете подключиться к дискам других компьютеров и загрузить документы, которые там хранятся. В этом томе мы не будем заниматься локальными сетями, так как эта тема заслуживает отдельного разговора.
Диалоговая панель "Save As" (рис. 6.10) появляется при выборе строки "Save As..." в меню "File". Ее поля аналогичны используемым в текстовом процессоре MS Word версии 2.0.
Рис. 6.10. Диалоговая панель "Save As".
На этой панели также присутствует кнопка "Network...", позволяющая для сохранения документа подключится к дискам других компьютеров.
В версии 6.0 текстового процессора MS Word упростилась процедура выделения фрагментов текста.
Если вам надо изменить шрифтовое оформление отдельного слова, его не обязательно выделять двойным щелчком левой клавиши мыши, достаточно просто установить внутрь слова текстовый курсор. Например, чтобы выделить слово наклонными буквами, можно установить на слово текстовый курсор и нажать на полосе Formatting кнопку с пиктограммой в виде наклонной буквы "I".
Тем не менее, как и версии 2.0, двойным щелчком мыши вы можете выделить одно слово.
Если нажать клавишу <Control> и затем, не отпуская этой клавиши, щелкнуть левой клавишей мыши по предложению, то указанное предложение в параграфе будет выделено.
Для того чтобы выделить весь параграф, его можно щелкнуть тройным (!) щелчком (triple-click).
Так же как и в версии 2.0, слева от текста в окне редактирования находится полоса выделения текста. Однократный щелчок левой клавишей мыши в этой полосе выделяет строку справа от курсора мыши. Двойной щелчок выделяет весь параграф, а тройной - весь документ.
В текстовом процессоре MS Word версии 6.0 появились удобные средства для автоматического создания таблиц и других документов, таких, например, как письма.
Для того чтобы создать документ, содержащий профессионально оформленную таблицу, выберите из меню "File" строку "New...". В появившейся диалоговой панели "New" (рис. 6.11) в поле "Templates" выберите строку "Table Wizard" и нажмите клавишу "OK".
Рис. 6.11. Диалоговая панель "New".
Для выбора внешнего вида таблицы вам будет предложено ответить на ряд вопросов.
Сначала нужно выбрать из нескольких вариантов (Style 1 - Style 6) стиль, или внешний вид таблицы (рис. 6.12).
Рис. 6.12. Выбор внешнего вида таблицы.
После выбора стиля таблицы нажмите на клавишу "Next" и для создаваемой таблицы выберите нужное количество столбцов (рис. 6.13).
Рис. 6.13. Выбор количества столбцов.
После выбора количества столбцов нажмите клавишу "Next". Появится диалоговая панель, с помощью которой необходимо определить параметры расположения заголовков столбцов и выравнивание текста в столбцах таблицы (рис. 6.14).
Рис. 6.14. Выбор оформления заголовков столбцов и выравнивания текста в столбцах таблицы.
Вы можете потребовать, чтобы заголовки столбцов повторялись (Repeat headings) или не повторялись (Don't repeat headings) на каждой странице документа. Можно выбрать выравнивание текста на левую (Left align) или правую (Right align) границу столбца, а также выравнивание по центру (Center).
Далее вам следует нажать на кнопку "Next" и выбрать заголовки для строк (рис. 6.15).
Рис. 6.15. Выбор заголовков для строк.
Вы можете не выбирать заголовки, создав и оставив незаполненными заданное количество строк (No headings, just X rows). В качестве заголовков строк можно использовать названия месяцев (Months of the year), названия кварталов (Quarters), названия дней недели, числа (Numbers, from X to X), годы (Years, from X to X).
Далее следует нажать кнопку "Next" и указать тип данных, которые вы будете записывать в ячейки таблицы (рис. 6.16).
Рис. 6.16. Выбор типа данных для ячеек таблицы.
Ячейки таблицы могут содержать числа, выравненные по правой границе столбца (Numbers: right-aligned), числа, выравненные по десятичной точке (Nubmers: aligned on decimal), текст, выравненный влево (Text: left-aligned) или вправо (Text: centered).
Затем вам надо выбрать вертикальное (Portrait) или горизонтальное (Landscape) расположение таблицы (рис. 6.17).
Рис. 6.17. Выбор расположения таблицы.
После того как будут введены все параметры, вы увидите диалоговую панель с сообщением о том, что вы уже ответили на все вопросы относительно внешнего вида таблицы (рис. 6.18).
Рис. 6.18. Сообщение о завершении ввода параметров таблицы.
Если вы ошиблись при определении какого-либо параметра, с помощью кнопки "Back" можно вернуться к соответствующей диалоговой панели. Подготовив все параметры, нажмите клавишу "Finish". Начнется процесс автоматического создания описанной вами таблицы. На экране появится диалоговая панель "Table AutoFormat" (рис. 6.19).
Рис. 6.19. Диалоговая панель "Table AutoFormat".
С помощью меню "Formats" вы можете выбрать формат строк заголовка таблицы (Heading Rows), первого столбца таблицы (First Column), последней строки таблицы (Last Row), последнего столбца таблицы (Last Column).
В поле "Formats to Apply" можно выбрать способ оформления перечисленных выше фрагментов таблицы с использованием рамок (Borders), теней (Shading), изменением шрифта (Font) или цвета (Color).
Внешний вид таблицы можно контролировать в поле "Preview".
После того как в этой диалоговой панели вы нажмете кнопку "OK", созданная и отформатированная таблица будет вставлена в текст.
В меню "Tools" появилась строка "AutoCorrect...", с помощью которой включается режим автоматической проверки правописания (автокорректировки). В этом режиме MS Word следит за словами, которые вы вводите и проверяет их по специальной таблице автоматической корректировки. Пользуясь таблицей автоматической корректировки, MS Word автоматически заменяет слова или аббревиатуры, определенные в этой таблице. Например, если вы вместо слова "или" по ошибке постоянно вводите "илт", достаточно указать в таблице автоматической корректировки, что все слова "илт" надо заменять на "или", и MS Word сделает такую замену сразу, как только вы введете неправильное слово.
Режим автокорректировки удобно использовать для упрощения ввода длинных фраз. Например, вы можете определить в таблице, что все слова "мв" следует заменить на фразу "Microsoft Word for Windows версии 6.0". После такого определения для того чтобы ввести указанную фразу вам достаточно ввести слово "мв" и нажать пробел (для того чтобы обозначить конец слова).
Как работать с таблицей автоматической корректировки?
Если в меню "Tools" выбрать строку "AutoCorrect...", на экране появится диалоговая панель "AutoCorrect" (рис. 6.20).
Рис. 6.20. Диалоговая панель "AutoCorrect".
Для того чтобы добавить новое слово в таблицу автоматической корректировки, его надо ввести в поле "Replace". В поле "With" следует задать слово или фразу, на которое данное слово следует заменять при вводе. После определения слова и замены для него нажмите кнопку "Add". Теперь новое слово добавилось в таблицу автоматической корректировки.
В любой момент времени вы можете удалить любую строку из таблицы. Для этого надо выделить строку в меню, расположенном в нижней части диалоговой панели, и нажать кнопку "Delete".
В верхней части диалоговой панели "AutoCorrect" находятся переключатели, управляющие работой системы автоматической корректировки.
Переключатель "Change 'Straight Quotes' to 'Smart Quotes'" предназначен для включения автоматической замены обычных прямых кавычек на используемые в типографии (если такие кавычки есть в выбранном шрифте).
Переключатель "Correct Two Initial Capitals" включает режим автоматической корректировки такой распространенной ошибки, как набор в слове двух первых заглавных букв (только одна первая буква в слове может быть заглавной).
С помощью переключателя "Capitalize First Letter of Sentences" можно включить режим автоматического преобразования первой буквы предложения в заглавную.
Если включить переключатель "Capitalize Names of Days", текстовый процессор будет автоматически преобразовывать первую букву в названии дней недели в заглавную.
Если вам надо выключить систему автоматической корректировки текста, для этого достаточно выключить переключатель "Replace Text as You Type" и нажать кнопку "OK".
Буквицей называется такое оформление параграфа, когда первая буква в первом слове увеличивается в размере (рис. 6.21).
Рис. 6.21. Буковица.
Для того чтобы сделать оформление параграфа буквицей, выберите параграф, установив в него текстовый курсор и выберите из меню "Format" строку "Drop Cap...". На экране появится диалоговая панель "Drop Cap" (рис. 6.22).
Рис. 6.22. Диалоговая панель "Drop Cap".
В меню "Position" вы можете выбрать оформление без использования буквицы ("None"), "выпадающую" буквицу ("Dropped"), буквицу "в подбор" ("In Margin").
В поле "Font" можно выбрать шрифт для оформления первой буквы параграфа. Размер этой буквы задается в строках при помощи поля "Lines to Drop". В поле "Distance from Text" можно задать расстояние первой буквы параграфа от текста.
Перед началом оформления с использованием буквицы мы рекомендуем вам переключиться в режим просмотра страниц.
Отметим одно, на наш взгляд, очень полезное нововведение в версии 6.0, имеющее отношение к печати документов. Теперь появилась возможность раздельной печати четных и нечетных страниц документа. Это облегчает задачу печати больших документов на обеих сторонах листа бумаги.
Если из меню "File" выбрать строку "Print...", на экране появится диалоговая панель "Print" (рис. 6.23).
Рис. 6.23. Диалоговая панель "Print".
В этой диалоговой панели при помощи меню "Print" можно указать на необходимость печати всех страниц, заданных в поле "Page Range" (All Pages in Range), четных (Even Pages) или нечетных (Odd Pages).
В остальном эта панель соответствует аналогичной, используемой в текстовом процессоре MS Word версии 2.0.